Secrétaire médicale – Hôpital de jour 

Clinique BÉTHANIE – TALENCE (33400)

Informations générales :

Intitulé du poste :

Secrétaire médicale

Lieu de travail :

Clinique Béthanie, Services d’hospitalisation à temps partiel de jour – 144, avenue de Roul – 33400 Talence

Service concerné :

Administratif

Spécificités du poste :

Cadre de travail :

 Structure d’hospitalisation privée accueillant à temps complet ou à temps partiel des patients adolescents et des patients adultes en soins psychiatriques libres. 

Horaires de travail : 

• 35 heures /semaine, de jour ; 
• Jours de travail : lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi.
• Amplitudes horaires : 8h15 – 17h00.

Formations et qualification

Diplôme secrétariat médical. 

Descriptif du poste :

Missions générale

 La secrétaire médicale participe à l’accueil physique et téléphonique des patients et de leurs entourages, des professionnels de la Clinique et de toute personne extérieure. 

Elle contribue également à l’organisation du service de soin (admissions, sortie, absence des patients, etc.)

Missions permanentes

• Accueil téléphonique : prise de messages, filtrage des appels, transfert à la personne concernée. 
• Accueil physique : orientation et information des patients, des visiteurs, des différents intervenants. 
• Programmation et réalisation des entrées patients. 
• Demande de prise en charge sécurité sociale et mutuelle. 
• Constitution et remise des livrets d’accueil aux patients. 
• Participation aux réunions pluridisciplinaires. 
• Mise à jour et édition des projets de soins personnalisés. 
• Suivi du planning des ateliers thérapeutiques, mise en place et suivi des pochettes d’ateliers. 
• Retranscription des présences/absences des patients pour la facturation (suivi des PY). 
• Saisie des actes de soins et des consultations médicales. 
• Elaboration des courriers médicaux. 
• Impression des dossiers médicaux. 
• Archivage. 
• Scan. 
• Prise de connaissance et respect des procédures administratives. 
• Diverses tâches administratives (fournitures, questionnaires de satisfaction…).

Missions spécifiques

• Utilisation d’ordinateurs, imprimantes, scanners, téléphone et fax. 
• Utilisation de différents logiciels (calendrier partagé, pack office, QSP/admis, bluemedi, Osiris…) 

Compétences et qualités requises :

Connaissances exigées  

• Maîtrise de l’orthographe et des règles de grammaire, 
• Sens de la communication et de l’accueil, 
• Maîtrise de l’outil informatique.

Connaissances souhaitées :

• Connaissance des réseaux sanitaire et médico-social, 

Qualités professionnelles (relationnel et opérationnel)

• Sens du dialogue et de la communication, qualité d’écoute et excellent relationnel, 
• Savoir s’adapter à différents interlocuteurs afin de pouvoir intervenir auprès de publics variés internes et externes, 
• Discrétion, respect de la confidentialité, 
• Sens de la médiation, 
• Capacités d’écoute, d’analyse et de synthèse,
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire, 
• Capacité de non jugement.
• Adaptabilité et polyvalence, 
• Rigueur méthodologique et organisationnelle, 
• Autonomie et initiative dans l’organisation du travail, 
• Dynamisme et ponctualité, 
• Capacité de rédaction.

Relations de travail internes et externes :

Liaisons hiérarchiques : 

• Directeur, 
• Responsable accueil, facturation et secrétariat médical. 

Liaisons fonctionnelles : 

L’équipe pluridisciplinaire : 

• Professionnels médicaux : médecins psychiatres, médecins généralistes, 
• Professionnels paramédicaux : cadres de santé, infirmiers, art-thérapeute, psychologue, etc., 
• Pharmacien, 
• Service administratif, 
• Service qualité et système d’information, 
• Service de restauration et entretien, 
• Service technique et logistique, 
• Service facturation et comptabilité. 

Prestataires et intervenants externes : 

• Intervenants extérieurs : livreurs, ambulanciers, ouvriers… 
• Famille et entourage des patients. 

Remarque générale : Des évolutions possibles du poste et de son environnement peuvent survenir, en fonction des évolutions de la structure. La présente fiche de poste pourra faire l’objet de mises à jour en fonction des besoins liés à l’activité de l’établissement.