Secrétaire médicale au service facturation 

Clinique BÉTHANIE – TALENCE (33400)

Présentation du poste :

Intitulé du poste :

Secrétaire médicale au service facturation 

Lieu de travail :

Clinique Béthanie, Services d’hospitalisation à temps complet – 144, avenue de Roul – 33400 Talence

Service concerné :

Administratif

Spécificités du poste :

Cadre de travail :

 Structure d’hospitalisation privée accueillant à temps complet ou à temps partiel des patients adolescents et des patients adultes en soins psychiatriques libres. 

Horaires de travail :

• 35 heures /semaine, de jour. 
• Jours de travail : lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi. 
• Amplitudes horaires : 9h – 16h.

Formations et qualification

•  Diplôme secrétariat médical. 

Descriptif du poste :

Mission générale 

En collaboration avec la responsable facturation, la secrétaire médicale réalise les demandes de prise en charge, et contribue à la gestion administrative des patients entrants et sortants et du paiement des factures.

Missions permanentes 

• Demande et suivi des prises en charge auprès de la sécurité sociale et des mutuelles. 
• Aide à la gestion des changements de chambre. 
• Réalisation des admissions. 
• Facturation des actes de l’hospitalisation complète et de l’hospitalisation de jour. 
• Suivi des règlements de factures AMO, AMC, assuré. 
• Relances auprès des mutuelles et des patients. 
• Réalisation des entrées et des sorties administratives des patients. 
• Mise à jour du calendrier partagé (changements de chambre). 
• Mise à jour des tableaux de suivi (prises en charge, relances). 
• Accès au coffre banque pour avance des frais HDJ et entretien (en l’absence du responsable). 
• Remplacement de la secrétaire administrative de l’accueil pendant ses temps de pause. 
• Archivage. 
• Scan. 
• Prise de connaissance et respect des procédures administratives. 
• Diverses tâches administratives.

Missions spécifiques 

• Utilisation d’ordinateurs, imprimantes, scanners, téléphone et fax. 
• Utilisation de différents logiciels (calendrier partagé, pack office, QSP/admis, bluemedi, Osiris, …) 

Compétences et qualités requises :

 Connaissances exigées  

• Maîtrise de l’orthographe et des règles de grammaire, 
• Sens de la communication et de l’accueil, 
• Maîtrise de l’outil informatique. 

Connaissances souhaitées  

• Connaissance des réseaux sanitaire et médico-social, 

Qualités professionnelles (relationnel et opérationnel)

• Sens du dialogue et de la communication, qualité d’écoute et excellent relationnel, 
• Savoir s’adapter à différents interlocuteurs afin de pouvoir intervenir auprès de publics variés internes et externes, 
• Discrétion, respect de la confidentialité, 
• Sens de la médiation, 
• Capacités d’écoute, d’analyse et de synthèse, 
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire, 
• Capacité de non jugement.
• Adaptabilité et polyvalence, 
• Rigueur méthodologique et organisationnelle, 
• Autonomie et initiative dans l’organisation du travail, 
• Dynamisme et ponctualité, 
• Capacité de rédaction.

Relations de travail (internes et externes) :

Liaisons hiérarchiques : 

• Directeur, 
• Responsable accueil, facturation et secrétariat médical. 

Liaisons fonctionnelles : 

• L’équipe pluridisciplinaire : 
• Professionnels médicaux : médecins psychiatres, médecins généralistes, 
• Professionnels paramédicaux : cadres de santé, infirmiers, art-thérapeute, etc., 
• Pharmacien, 
• Service administratif, 
• Service qualité et système d’information, 
• Service de restauration et entretien, 
• Service technique et logistique, 
• Service facturation et comptabilité.  

Prestataires et intervenants externes : 

• Intervenants extérieurs : livreurs, ambulanciers, ouvriers… 
• Famille et entourage des patients. 

Remarque générale : Des évolutions possibles du poste et de son environnement peuvent survenir, en fonction des évolutions de la structure. La présente fiche de poste pourra faire l’objet de mises à jour en fonction des besoins liés à l’activité de l’établissement.