Référent(e) du secrétariat médical – Temps complet – CDI

Clinique Château CARADOC – Bayonne (64100)

Informations générales :

Intitulé du poste :

Référent(e) du secrétariat médical – Temps complet – CDI

Lieu de travail :

Clinique Château Caradoc – 24 Avenue du 14 Avril 1814 – 64100 Bayonne

Site internet de la clinique : https://www.caradoc.fr/

Service concerné :

Service administratif

Type de contrat :

CDI à temps complet (35h par semaine)

Descriptif du poste :

Missions et activités

La Clinique Château Caradoc, établissement privé spécialisé en santé mentale situé à Bayonne, recherche un(e) référent(e) du secrétariat médical en CDI à temps complet.

Temps complet correspondant à 35h hebdomadaires, réparties du lundi au vendredi.

En qualité de référent(e) du secrétariat médical, vous assurerez un rôle à la fois opérationnel et managérial.

A ce titre, vous participerez directement à la réalisation des activités du service et vous encadrerez et accompagnerez l’équipe au quotidien.

Vous veillerez à la qualité du service rendu, au respect des procédures et à l’atteinte des résultats attendus, tout en restant impliqué(e) dans les activités opérationnelles.

Vous travaillerez en collaboration avec l’ensemble des professionnels de la structure :  équipe de direction et d’encadrement, équipe médicale, équipe soignante, services supports.

Vos missions seront notamment les suivantes :

• Accueil, orientation et renseignement des usagers
• Gestion du standard, mails, courrier
• Relai d’informations en interne
• Gestion des demandes d’admission et rendez-vous patients
• Réalisation des admissions administratives et des clôtures de séjours
• Création, tenue et archivage des dossiers patients (dossier papier et informatique)
• Gestion des transports sanitaires (bons de transports, demandes d’accord préalable, suivi des transports…)
• Tâches administratives diverses

Missions spécifiques de référent(e) du secrétariat médical

• Encadrement et accompagnement de l’équipe au quotidien
• Organisation des plannings de présence, congés, et remplacements
• Mise en place et optimisation des procédures administratives
• Réalisation d’audits de tenue des dossiers, notamment en lien avec l’identitovigilance
• Suivi d’indicateurs
• Conduite des entretiens professionnels
• Animation des réunions d’équipe
• Participation au processus de recrutement et intégration des nouveaux arrivants et des stagiaires
• Gestion et suivi des demandes d’accès au dossier médical

En tant que professionnel(le) de la clinique, vous participerez activement à la vie institutionnelle, aux réunions d’équipes, aux démarches d’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins en lien notamment avec la certification (instances, déclaration des événements indésirables, utilisation de l’intranet, application des procédures).

Rémunération :

Rémunération selon convention collective FHP et expérience.

Le collaborateur bénéficie également selon les critères et conditions d’éligibilité :

• Revalorisation salariale SEGUR (206€ bruts mensuels pour 1 ETP)
• Complément de salaire établissement (200€ bruts mensuels pour 1 ETP)
• Prime de participation versée en mai (N+1)
• Prime de fin d’année
• Prise en charge de la mutuelle à 60% par la clinique
• Accès service de restauration
• Congés payés : 2.5 jours acquis par mois travaillés ; s’ajoutent 2 à 4 jours de congés d’ancienneté

Compétences et qualités requises :

Compétences

• Connaissance des protocoles d’accueil et des règles de communication
• Maîtrise de l’orthographe
• Maîtrise de l’outil informatique
• Respect de la confidentialité et du secret professionnel
• Autonomie
• Travail en équipe
• Management
• Adaptation face aux imprévus
• Organisation et priorisation
• Gestion de situations sensibles
• Coordination avec structures externes

Connaissances/Expérience souhaitées

• Connaissance du secteur de la psychiatrie / pédopsychiatrie
• Expérience exigée de 3 ans minimum

Qualités professionnelles

• Contact agréable et professionnel, aisance relationnelle
• Bonne présentation
• Discrétion, confidentialité
• Sens de l’organisation, méthode et rigueur
• Esprit d’équipe
• Adaptation vis-à-vis de la diversité des publics et des interlocuteurs
• Responsabilité vis-à-vis des tâches confiées et des biens mis à sa disposition

Formations et qualification

Titre professionnel Secrétaire Assistant(e) Médico-Social(e) Exigé

Diplômes complémentaires appréciés en lien avec la gestion administrative et le management d’équipe